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·00··00·第1节血泪案例：10年老会计把表格做死了 我是从基础会计干起的，从出纳、记账会计、审核会计、资金管理、报表编制、财务分析、预算编制到制度建设等财务岗位，我基本都轮了一遍。在我的职场生涯中，遇到过很多基层财务和财务管理人员，他们普遍工作效率低，天天加班，唉声叹气，慢慢的，眼睛也花了，头发也白了，却全然不知原因：使用Excel的姿势不对。 你也许会想，不就是Excel吗？我用了十多年了，从大学的时候就用，有什么用得对不对的，会输入进去数字，会公式不就得了吗？我只能说“同志，你的想法很危险！” 在财务的实际工作中，很多财务人员由于没有一个完整和科学的Excel使用理念，导致工作效率低，错误频出的事情时有发生。我们先看第一个案例（如图1-1），这是一个玩具批发商的财务人员做的表格，这个表格的意思是这样的：表格的横向标题是产品名称，竖向为客户名称，该批发商的客户大部分为个人，所以全部为姓名。中间的数据统计的是，产品的入库、出库和结存数量。设计这张表格的初衷是为了方便客户，客户拿货的时候会一次性付款，但是由于客户往往没有地方放这些玩具，批发商就会允许客户分次提货，然后帮助客户制成该表，结存的意思是每个客户已经购买但是没有提走的商品数量。图1-1玩具批发商销售及库存业务统计表由于表格设计得有缺陷，无法统计客户每次购买货物和提取货物的明细，所以，你会发现，这个表格的很多单元格的右上角有小红点，这些小红点就是批注。这家企业的财务人员为了记录入库和出库明细，就加了很多批注上去。老板想看哪个客户的出入库明细，这家企业的财务人员就得把批注一个一个点开，然后用计算器重新加一遍，算出一个数字给老板看。如果老板想看50个客户的明细，财务就得用计算器算50次，工作效率之低可想而知。 如果这家企业的财务懂得如何设计表格，那么老板想要所有客户的交易明细，那他只需要用Excel的数据透视功能，1分钟就可以给老板想要的数据。而不是加一个晚上的班，饿着肚子做出来，还得反复检查，生怕数据出错。 这家企业的财务人员工作已经有十来年的时间了，业务水平可以说还是可以的，一般的账务处理工作都能应付，美中不足的地方就是不善于总结和学习新的事物，导致经常加班，却又不能给老板提供有用的数据，所以其职场生涯始终平平庸庸，无法有大的能力提升，因为时间都被基础工作占用了。第2节财务工作中的两大类表格：上报表格和自用表格上个例子只是财务职场工作中的不善使用软件工具导致工作效率不高，职场发展受阻案例的“冰山一角”。其原因是没有搞清楚表格的分类，所以从一开始设计表格时，架构就错了，导致后期工作受阻。 实际上，财务职场中的表格主要分为两大类，第一类是上报表格，第二类是自用表格。上报表格 首先说下上报表格，它的特征是格式固定，不能更改。例如企业要对外报送的资产负债表、利润表、现金流量表等等，还有税务局、国资委、统计局等要求下属企业统计的数据，集团公司要求下属分子公司填报的数据等等。这些表格的格式都是固定的，不能更改。因为这些表格要不就是有一些规范要求，要不就是上级组织收到表格后要进行汇总，所以必须先按照要求和规定填报，格式不能更改。自用表格 再说一下自用表格，自用表格的特征是风格各异，每个企业，每个财务人员根据企业规模、所处行业、业务性质以及个人的表格习惯、思维习惯等等会有不同的设计。例如企业中的职工薪酬台账、商业合同登记台账、部门费用预算执行情况表等等，都是自用表格的一部分。 自用表格的来源主要有三个：ERP系统导出的表格、自己设计的表格以及别人给的表格，具体如下： （1）ERP系统导出的表格。ERP系统是企业资源计划(Enterprise Resource Planning)的简称，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统包括很多个模块，例如财务管理模块、人力资源管理模块、采购管理模块、供应管理模块、制造管理模块等等。本书主要聚焦与财务紧密沾边的部分模块，所以以下部分，我会将ERP系统叫做财务ERP系统。 目前市面上比较流行的财务ERP系统有ORACEL、SAP、金蝶、用友等等，尽管每个系统都很成熟，但是还是有很多财务基础和财务分析的工作需要用Excel进行对接和二次处理。这是难免的，财务ERP系统对海量数据的大批量操作有其优越性，而Excel对个性化的表单定制和日常灵活多变的财务分析却有着其内在的优势。我建议结合起来使用，财务ERP系统是大菜刀，就像切菜一样，用来大批量快速处理数据，而Excel是万能刀，有很多灵活的功能，可以用来做雕工，非常实用。 需要注意的是，ERP导出来的数据，如果想要用Excel进行处理，就需要用Excel的规则，拿ORACLE系统举例，从ORACLE系统导出的数据，一般是TXT格式的，用Excel处理时，需要进行数据引入，还要把不同字段的数据进行分列。 （2）自己设计的表格。自己设计的表格往往使用起来是比较靠谱的，但是前提是你掌握了本书的技巧，还要掌握领导的需求，比如，领导让你设计一个合同台账，其实是想通过表格掌握哪些合同快要到期续签，哪些合同需要催收相关款项或者需要及时支付货款，以防断货。如果你仅仅是统计了合同名称、签订合同时间还有往来方名称这几个字段，那说明你的功力还需要加强。 （3）别人给的表格。别人给的表格就不那么好应付了，由于你作为数据汇总者或者作为工作承接者使命巨大，往往意味着你需要花很多时间和精力去核对和处理别人给的表格。比如，你作为集团年度财务决算的负责人，下属有十多家子公司，要想合并报表出具正确，首先你要检查确认下属公司上报上来的表格数据是正确的，要不就会产生天大的错误。而作为工作交接推荐的电子台账，别人做过的工作你也要心里有数，要不时间长了，信息遗忘，可能会给公司造成损失。第3节如何设计高效的财务工作表格 刚才说了低效表格的危害和财务职场中的表格分类，现在说说如何设计高效的财务工作表格。 高效的财务工作表格实际上就是高效工作流程的体现。根据刚才说的表格分类，财务工作表格可以分为两大类：上报表格和自用表格，其中，上报表格是格式固定，不能更改的；自用表格就比较灵活，但是也需要把握设计规律，要不就成了低效表格，变成了刚才的血泪会计加班史。 上报表格就不用说了，格式不能更改，也不用谈什么自己设计了，按照要求上报才是正事。自用表格我们就还是得聊聊。自用表格目的主要是生成上报表格或者是统计某些数据上报给领导等等。不管是什么样的目的，设计的原则总是要设计成一维的数据格式，还有设计的思路就是：确定主角+讲个故事。第一个问题：什么是一维数据？ 要知道什么是一维数据，首先要弄清楚什么是二维数据，典型的二维数据就是我们财务常见的利润表，如图1-2，想知道某公司利润表中的“本年营业收入”，需要通过横向和纵向两个标题来确定，首图1-2利润表-典型的二维数据表先要找到横向标题中的“本年累计数”，再找到纵向标题中的“营业收入”，两个标题找到后，就可以确定“本年营业收入”为3628万元。这种需要读取两个标题确定一个数据的表格就是二维表格。说白了就是两个标题决定一个数据的内容。接下来，我们再看看什么是一维表格，如图1-3，这是一个普通美发店的消费登记表，假如我想看这个月有哪些客户消费，那我只需要找到字段标题“客户”，就可以查看，如果我想知道这个月的营业情况，那我只需要找到字段标题“消费金额”，就可以查看。一维数据，说白了就是一个标题决定下面所有数据的内容。
