第1章 新人破冰，巧助上下级
知识是世间很奇妙的东西，《礼记·学记》说，学然后知不足。这大概就是真正有学识的
人都很谦虚的原因吧，因为他们见过大山，知道天外有天，人外有人。每个人都是从新人开
始，无一例外，不同的是闻道有先后，术业有专攻，如是而已！
1.1 智斗HR，通关BOSS
2015年年中，卢子打着一箭双雕的小算盘，公司裁员主动辞职施恩同事，同时自己的书籍
也因宣传到位荣登了的宝座。卢子觉得是时候放松一下寻找灵感来完成集齐七色、召唤神
龙的心愿了。
重新回到广州，偶遇一家公司招聘Excel专员。这对于高中学历就一门Excel看家本
领的人来说，无疑是再适合不过的工作了。但是欣喜未免太早，还是先看看他们的要求
吧：精通SUM、SUMIF、IF、VLOOKUP、INDEX、MATCH等十多个函数，还要熟悉用
Ctrl Shift Enter组合键生成数组公式，外加VBA；除此之外，还需要熟练PPT、Word软件。
原来半年招不到人是有原因的。
卢子对自己的Excel还是很有信心的，这种量身定做的岗位肯定不会放过，赶紧准备的简
历，献上帅的照片，暗自窃喜天上掉馅儿饼还不偏不倚地落在了自己口中。但是接下来并没有
如预期般的顺利，就像记忆中的考试，以为名列前茅，却名落孙山。等了两天没消息，心中的窃
喜也慢慢消失了，事情本该到此结束，但是突然有一天，这事又撞进了卢子的脑袋，那就速战速
决吧，拿起电话一通拨过去，面试就这样敲定了。本来面试都会带简历，但是卢子带上自己和百
度就出门了。到了公司，HR淡淡地瞥了一眼，瞧见卢子两手空空，悠悠地飘出来几个字：简历拿
来吧。卢子不傻啊，赶紧句封上对方的口：我是书籍作者，Excel书籍作者，已经出版4本Excel
书籍，拥有10年数据处理经验。HR憋回各种考验问题，直接让他通往老板了。好吧，既然都打到
BOSS了，装备肯定要跟得上。老板坐镇，还是要先规矩地介绍一下自己。于是卢子带上的第2个
工具百度就闪亮出场了：我是陈锡卢。卢子本已打开网页准备百度“陈锡卢”给老板看，只见老
板自己动手百度了。卢子偷偷观察老板的面色，八成是有戏了，看得这么认真！
1.2 初来乍到，暗探虚实
入职天，老板召开会议，聚集公司各部门领导，会议长达两小时。卢子什么也没
记住，只是被一句话震惊了：公司90%以上的人都是计算机科班出身，销售总监曾在大学任
Excel老师。仿佛一阵电流穿过身体，卢子全身的细胞都瞬间清醒。会议结束了，卢子还未从
紧张中缓过来。赶紧找度娘问问吧，但是由于规模太小，网络上的评价少之又少，只有其中一
网友如是说道：有一朋友干了几天就溜了，原因是达不到要求。不看还好，一看吓一跳，本就
受惊吓的卢子一下子成了惊弓之鸟，看来是遇到行家了！
突然，项目部的一同事打断了卢子的思绪，将卢子由幻想的恐惧中带入了现实的真切：听
说你是公司新招的Excel专员，想必很牛吧，过来帮我看看这个表格吧，五分钟哈，着急用。
卢子傻眼了：不带这样的，还限时呢，难道天就要现原形。卢子吃力地挪动步子走向他的
座位，还不忘祈求上苍保佑。待到用力地睁开眼睛，卢子反而不相信自己的眼睛了。
如图1-1所示，“数量”这一栏为什么要将数字跟单位混合在一起？“总价”这里又没有
公式，难道用计算器算的？这下卢子纳闷了，这难道是要先试试我水平？管他是真是假，我就
姑且装作不知吧，来者不拒，难易都收。卢子一分钟解决问题，却留下满肚子的疑惑。
图1-1 项目采购清单
紧接着，卢子又陆续接收到其他部门的表格。
出纳的出货表，如图1-2所示。大大小小的合并单元格满天飞，日期输入又不是标准格
式，难道这些数据只需录入，不用做后期处理？
图1-2 出货表
在Excel界流传着这样一句话：判断一个人Excel水平高低，就看他的表格中合并单元格数
量的多少，因为合并单元格数量和Excel水平成反比。
商务部的招标信息表，如图1-3所示。招标信息一天一个表格，这么多表格如何汇总？全
部记录在一张表格里不是更容易处理吗？
图1-3 招标信息
不对，差点上当了，也许这些都是错觉，搞不好人家是用VBA搞定问题也说不定。能对这
些数据进行处理的财务，水平一定很高，卢子马上惊醒并提高了警惕。说曹操，曹操就到，财
务的人来了。财务把卢子叫过去，给卢子说明了问题。
财务：如图1-4所示是科目明细，如图1-5所示是科目汇总，现在要对一级科目的借方跟贷方进行汇总。
图1-4 科目明细 图1-5 科目汇总
我的操作方法是这样的：如图1-6所示，比如个是财务费用，我就筛选出这个所有项
目，然后再统计。用同样的方法统计出其他所有一级项目，非常麻烦。
图1-6 筛选
卢子大吃一惊，这不就是一个SUMIF函数就解决的问题吗？嘴上答道，好的，我来试试！
于是在科目汇总表的B2单元格输入公式，再向下向右和向下填充公式，就能得到所有数据。
=SUMIF(科目明细!$A:$A,$A2,科目明细!D:D)
卢子心想难道这是烟幕弹？先来点简单的，等我掉以轻心，再抛个难题给我致命一击。我可不
能上当，时刻保持警惕，周旋到底。卢子一点也不敢松懈，并且非常努力地学习。
接下来的几天又发生了一些事：如有同事筛选数据一个个复制粘贴的；还有同事填充公式
时由于表格数据太大，很难选择区域而手足无措的，这时候卢子淡定地说双击，神奇的一幕出现
了，公式自动填充了。渐渐地，卢子清楚了，公司Excel水平是呈两极分化的，确实有几个领导比
较擅长，但绝大多数的员工都是属于基础入门水平。这下卢子总算可以把心放到肚子里了。
其实经常有网友问卢子：是不是计算机专业的，Excel用得这么好？
卢子的回答都是：不是。我的Excel是自学的，就如同张无忌在光明顶秘道练就乾坤大挪
移，一样的是机缘巧合，不一样的是张无忌有小昭的陪伴，而我却是孤身一人走火入魔，后
也因为练习函数成了“单身汪”。
1.3 小施拳脚，解答疑难
正所谓“知己知彼，百战不殆”，经过一段时间的了解，卢子掌握了公司大概的情况。公
司每个人都在用Excel处理数据，但由于水平普遍不高，而且没有专人负责管理这些数据，显
得非常乱。而卢子就是要将这些杂乱无章的数据整理得看起来顺畅、清晰，数据能够随时调
用，以了解公司的运营情况。
1.3.1 招标信息数据规范化
公司主要分成商务部、财务部、项目部、业务部和人力资源部。
文中涉及的所有表格都是经过特殊处理过的数据。
说明
首先就是对商务部的招标信息表格进行处理。招标信息是从网站获取的，每天查找到跟公司业
务有关的信息，然后复制粘贴到Excel表中。卢子看了下招标信息的Excel表格，发现了一些问题。
如图1-7所示，项目金额非常乱，单位不统一，有的是以万为单位，有的是以元为单位，
还有的里面包含其他内容，如“人民币”。这样的数据如果不进一步处理，很难利用起来，连
基础的求和都做不了。
图1-7 招标信息表
卢子看到这里大概有了一个想法，就是先将数字提取出来，然后再统一单位。
在F2单元格输入公式，按Ctrl Shift Enter组合键结束，双击向下填充公式。
=-LOOKUP(1,-MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15)))
公式分步解读如下。
“MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)”中，“ROW($1:$10)-1”就是得到0～9，
“B2&1/17”中的1/17包含0～9这10个数字，这样保证一定可以找到数字，不会出错；MIN函
数就是获取第1位数字的位置。
“MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15))”中，从第1位数字开始提
取1～15位，因为在Excel中允许的数字是15位，这样保证能够提取到所有数字。如果觉得
不够直观，可以在编辑栏用鼠标选择这部分，然后按F9键，这样就可以解读公式：
“-MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15))”是将非数字的转换成错
误值，数字变成负数，同样也可以用F9键查看：
LOOKUP函数忽略错误值而查找后满足条件的值，用参数1能查找到-34.51；-LOOKUP
就是将负数转变成正数。
在G2单元格输入公式，按Enter结束，双击向下填充公式。
=IF(COUNTIF(B2,"*万*"),1,10000)
功能是用COUNTIF判断是否包含“万”字，包含的话就返回1，否则返回10000，这样就能够
统一单位。
现在把这2个公式合并起来，在F2单元格输入公式，按Ctrl Shift Enter组合键结束，再双
击向下填充公式，效果如图1-8所示。
=-LOOKUP(1,-MID(B2,MIN(FIND(ROW($1:$10)-1,B2&1/17)),ROW($1:$15)))/
IF(COUNTIF(B2,"*万*"),1,10000)
图1-8 提取金额效果
如图1-9所示，日期格式，有3种形式：年月日形式，以“-”作为分隔符号，以“.”为分
隔符号。其中第三种是不标准日期，需要用分列处理；其他两种格式通过设置单元格格式即可
改变。
STEP 01 如图1-10所示，选择E列，切换到“数据”选项卡，单击“分列”按钮，弹出
“文本分列向导”对话框。保持默认不变，连续单击两次“下一步”按钮。
图1-9 不规范的日期格式 图1-10 使用分列功能
STEP 02 如图1-11所示，选择“日期”格式，单击“完成”按钮。
STEP 03 如图1-12所示，选择E列，将单元格设置为“短日期”格式。
STEP 04 如图1-13所示，进行美化处理。
图1-11 按日期分列 图1-12 设置日期格式
图1-13 终效果
处理完后，卢子把表格发给商务部媛媛，跟她说了两个注意点。
（1）项目金额统一以万元为单位，不要录入单位，只录入纯数字。
（2）记录时间以“-”作为分隔符号，不要录入其他格式。
媛媛听后回答：好。
这些不规范的东西，只是因为以前没有意识到，要做好是很容易的。