有效传达你的观点
当一个人想要改善口语表达时，我重视的一件事，常常是那个人容易忽略的方面：材料的组织。让你的思路变得条理化，是清晰的沟通重要的方面。人类的大脑并不乐于接收模糊的文字和图像，而是希望接受经过深思熟虑，有组织、有意义和有逻辑的信息。例如，商界领导者尤其希望你能立刻表明主题，并让他们知道为什么需要聆听你的意见或建议。
你或许能够想起有关自我表达和“有效地说出你的想法”这种沟通之间的区别，后者可以简单地归结为“直奔主题”。我无须在这点上做太多强调。
吉姆在一家财务公司的职位变得岌岌可危，因为在做报告陈述时，他不能够及时有效地直奔主题。这让他的老板和其他人发疯。在他发言时，所有的人都敦促他“快点儿说要点”，这种情况绝非不同寻常！这多么叫人尴尬！吉姆有叙述个人经历的习惯：“……所以我给那家银行的审计打电话，他不在，所以我就跟他的秘书说了，她告诉我说，暂时无法提供交易记录，所以我下午又打了电话……”吉姆惊讶地发现，他其实只需说类似“下午就可以拿到交易记录”之类的话即可。吉姆是个友善而健谈的人，所以这种陈述方式对他而言似乎突兀、含糊而粗鲁。他很擅长一般闲谈和社交谈话，这在自我表达方面就是一种优势。但他必须明白，商务人士首先关注的是信息陈述。他的个人经历和这种沟通无关。
让我们从吉姆的经验中获得启发，考虑如何本着为听者着想的目的组织材料。你一定还记得，沟通的基本含义就是让对方理解你的话。我们可以采用两种可行的方式，它们对于组织你的想法和信息非常有用。吉姆反复尝试了这两种方法，这样他在使用它们时就更有信心，并能选择那种符合他的现状的方法。
关于如何说话，你以前或许听到过某个“原则”：
把你想要告诉他们的告诉他们。
告诉他们。
把你告诉过他们的告诉他们。
这三句话当然分别代表开头、中间和结尾，但是听上去很枯燥！因此要有一个开场白，告诉人们你的主题的基本特征，以及为什么他们应该聆听。这是引起他们的兴趣的关键环节，他们可以由此决定是否应当关注你的话。因为人们往往会记住一段陈述的开头——这是不变的铁律——所以，你要立刻直奔主题或做出结论：
你可能需要进行管理重组。
X公司已经变得非常有竞争力。
这个城市需要新的领导者，而我认为我们已经找到了答案！
SPCA值得得到你们的持续支持。
在这类例子中，你的发言可能是一份报告，或是一个正在进行项目的一部分，而且人们都对产品或技术升级感兴趣。如果你必须要让新的听众参与到一个他们还不熟悉的话题中，你需要怎样做呢？
使用你的开场白叙述，在听众和你的话题之间建立起一座桥梁，从而吸引他们的兴趣。你不仅可以告诉他们你想要告诉他们的东西，你还可以向他们证明，他们为什么应当关心这些东西。一个很好的方法就是谈论它们，以及这些东西对于他们的好处，从而让观众愿意聆听你的陈述。花时间了解人们的所思所想，这样你就能及早解决这些问题。如果听者感觉到自己的想法得到倾听和理解，或者如果一开始就被你提供的信息所吸引，他们就更愿意听下去。下面是这一原则在实际应用中的例子：
销售：许多销售新手的一个常见错误，就是只会极力宣传他们的产品特征（“这种磨刀机是用上好的钢制作的，在实验室里进行过多次检测，并且得到了产品检验协会的认可”），而不是宣传它们对于购买者的好处（“考虑一下你家厨房抽屉里那些叮当作响的刀具是多么浪费，又会让你感觉多么头痛。你是打算购买一套全新的道具，还是希望通过一种简单的途径，就能把它们打磨得非常锋利呢！”）。
研究：“这个新词汇测试程序已对西雅图地区80万名儿童进行过测试，并在少数民族人口当中有过多次尝试性的应用……”或者是，“就像大多数教师一样，因为糟糕的词汇测试程序问题，你一直不知道如何为学生提供与其语言能力相配的文字资料。”在这个例子中，和测试程序的基本特征相比，大多数教师对有关学生需求的信息将会更加敏锐。
善意：“仅仅是对于一个聋哑儿童的基本教育配置而言，就需要3.5万美元的起步教育成本，这还不包括对于医疗照顾和助听器的需求……”或者是，“我很想知道，能够听到音乐，还有你母亲的声音，或者是你的个孩子的啼哭，对于你而言是否很重要。”当我们强调听觉在形成人际关系方面的重要性时，就直接触及到这个问题的“情感”核心。
如果你的陈述能够“瞄准”听者的关切和情感，就能够“一语中的”。告诉他们……而且不仅只有一次。如果有必要的话，在整个陈述过程中，要把重要的信息重复数次。因为核心信息嵌在更大的语言背景中，听众未必能够领会到你的主要观点。通过多次重复核心信息（措辞可以稍有不同），听者就会真正了解你想要表达的信息。你可能担心听众会对这种重复感到不快。把它看成是一种强调——我怀疑他们会注意到你的这种重复。但是，如果事后有人问起他们你说了什么，他们很有可能回答出你的核心信息。这就意味着你成功传达了自己的观点。
“告诉他们”这个环节，被称为你的发言的主体部分。相关材料需按某种方式进行组织，以便听者更容易领会和理解你的信息。看看你能否按三个小标题将信息进行处置。这个模式简单而有用，因为它尊重了一般听者的认知能力，并使许多演讲者避免陷入错综复杂的细节海洋中。总而言之，请认真审视你的发言材料，看看它们自身能否按三个部分进行处置。
在陈述一开始，就向听者宣布这种组织方式。例如，“我将要描述：（1）这项研究的目的；（2）测试程序；（3）应用于三岁孩子的调查结果。”现在听众知道可以期待什么，也更有可能了解你的讲话要点，因为他们不需要面对陈述的无序和混乱。
另一个例子是，“我相信你很希望拥有一套全新的哈维兰德刀具，因为 它具有：（1）一流的品质；（2）漂亮的外观；（3）诱人的价格。”然后，你就可以按照这种系统化的组织框架提供这个信息。
吉姆知道，他需要让他的报告更容易为读者所理解，但是他也发现，上述模式也使他更容易思考和组织他的材料，并排除无关信息。
把你告诉过他们的告诉他们。结尾和开头一样重要，因为人们往往会记住一次发言的结尾部分（近因律：又称近因效应，是心理学术语。是指当反应频繁发生时，近的反应比较早的反应更容易得到加强，也就是说有效的反应总是后一个反应）。你可以以某种总结式的话结尾，包括对于信息的某种概括或重述，或是重申某些主要观点。你是给听众机会验证自己的理解情况，同时也表明你能够控制你的信息。
这种“告诉他们”的顺序——我称之为陈述骨架——能够提供可能持续 5分钟到50分钟发言的基本结构。如果你对这一“骨架”（也即内容梗概）胸有成竹，可以根据听者的需求将内容适当增加或减少。吉姆使用的“骨架”，成为他的思考和发言的一种稳定的组织结构。他对于这种组织结构越来越感到自信。